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Collaboration

Les fameuses réunions!

Qu’est-ce qui peut facilement devenir lourd dans votre travail?

Que vous soyez gestionnaires ou employés, les réunions remplissent rarement leurs promesses. C’est-à-dire résoudre un problème, aligner les objectifs et stimuler l’équipe de travail. La plupart du temps vous en sortez fatigués et stressés.

« Quelle perte de temps! ».

Cette réflexion, vous n’êtes pas seul à l’avoir. Et suite à plusieurs échecs vécus en réunion, un phénomène se produit: certains sujets importants pour l’équipe et l’organisation sont éjectés. On annule les rencontres parce qu’elles sont improductives. C’est alors que le repli sur soi s’opère.

Résultats:

  • Les frustrations s’accumulent
  • Les difficultés semblent insurmontables: « Ça toujours été comme ça et ça ne changera pas de si tôt! »
  • L’équipe bat de l’aile: sensation de solitude et climat de méfiance

Pour collaborer, communiquer est essentiel, toutefois, la communication implique les aspects suivants :

  • Le leadership
  • La clarté des rôles et responsabilités
  • La culture de l’entreprise
  • L’état d’esprit dans lequel les gens ont l’habitude de collaborer… ou pas

C’est un art d’avoir une conversation où :

  • Toutes les parties prenantes s’expriment librement
  • Toutes les parties prenantes travaillent à éclairer et résoudre un problème
  • Toutes les parties prenantes élaborent de nouvelles options à expérimenter

Et si c’était une question de méthodes?

D’abord identifier le sujet prioritaire. De quoi doit-on parler? Ensuite, formuler ce sujet en question savamment articulée pour donner une direction à la conversation? S’assurer de la participation et de la présence psychologique de tous par un « check in ». Changer la disposition, le lieu et les places occupées pour éviter les rapports de force habituels et les automatismes. Raconter l’histoire qui explique pourquoi cette rencontre est importante et nécessaire, partager sa vision de cette histoire. Clarifier le type d’attention et d’investissement requis, clarifier le but.

Ceci s’appelle faire le design d’une rencontre: PLACER UN CONTEXTE FAVORABLE à l’échange. L’objectif est d’augmenter la valeur de la conversation aux yeux des participants, d’éviter les automatismes, d’atteindre un haut niveau d’écoute et de participation pour laisser venir les options qui étaient encore aveugles à tous avant la conversation. Les participants doivent quitter la rencontre avec la certitude qu’ils repartent avec quelque chose de plus qu’à leur arrivé.

Libérez-vous de la pression des absolus : une rencontre = un problème réglé définitivement. Cherchez plutôt le trait d’un chemin qui permettra la création de valeur, la résolution de problème et l’exécution d’un plan d’action.

Une conversation devrait nous mener plus loin en avant, sur le chemin qui mène à l’objectif.

Les rencontres de travail réussies procurent:

  • Un sentiment d’avancement, pas du confort
  • Un sentiment de valeur de la participation de chacun, pas la recherche d’un consensus absolu
  • Un apprentissage: j’en sors avec une compréhension plus approfondie des enjeux, pas une solution miracle.

Les solutions miracles seraient un leurre en regard de la complexité dans laquelle vous évoluez.

Et si c’était une question d’écoute?

C’est beaucoup plus une question d’écoute que de prise de parole. L’écoute de soi d’abord et ensuite une écoute des autres; elle s’appuie sur l’ouverture et la curiosité. C’est le désir de comprendre au-delà des apparences et des a priori.

L’écoute s’apprend et se pratique, c’est une compétence clé à développer pour tous.

Aimeriez-vous générer des rencontres de travail plus signifiantes et utiles?

Cathy Dumont

Formatrice pour les entreprises en changement

 

Étude de cas – Grande entreprise (Première partie)

Le premier décembre dernier, j’accompagnais une équipe d’une grande entreprise à déterminer un but commun. J’ai créé ce processus à la suite de plusieurs expériences auprès d’équipes de travail, que nous identifierons comme étant « divisées ». L’environnement humain comporte son lot de défis et tous les gestionnaires savent que pour atteindre leurs objectifs, ils ont besoin de leur équipe. Souvent, ils manquent d’outils et finissent par se dire: « c’est toujours à recommencer, tu règles un problème d’ordre humain et un autre apparait! » Ainsi, plusieurs gestionnaires ne croient plus en l’existence d’une marge d’amélioration significative dans ce domaine.

Voici 2 erreurs courantes

Selon mes observations, la première erreurs commises en terme de management est la mauvaise compréhension de CE QU’EST UN HUMAIN. Au travail, vous préférez utiliser votre cerveau gauche, c’est-à-dire l’analytique, le rationnel, celui qui gère, s’appuie sur des faits et vous vous attendez à ce que chacun fasse ainsi. C’est alors que vous êtes estomaqué que cette prémisse ne soit pas adopté par tous. Le fait est qu’un travailleur transporte l’entièreté de ce qu’il est. Donc ses besoins de sécurité, de satisfaction et de connexion existent autant au travail que dans sa vie personnelle. Impossible de couper la poire en deux. « Gérer » un environnement humain demande un investissement significatif en temps et en énergie. Vaut mieux l’accepter, vous vivrez alors votre rôle avec plus de résilience.

Deuxième erreur: Ne pas considérer le contexte dans lequel les gens évoluent. Question importante à se poser: QUEL EST LE SYSTÈME QUI CRÉE LE COMPORTEMENT?. Comment voulez-vous travailler en équipe quand les évaluations tiennent compte des seules performances individuelles? Comment voulez-vous travailler en équipe quand le seul lien que vous avez avec les autres dans l’exécution de votre travail est d’alléger le nombre de dossiers qui tombent sur votre bureau en les redistribuant à vos collègues? Dans ce type de contexte, créer un environnement humain positif et performant demandera 2 fois plus d’effort et de temps.

Identifier un but commun, ce que nous avons fait!

Sans vous décrire l’entièreté du processus que j’ai créé, voici les grandes lignes:

  • Identifier une question de départ puissante: Qu’avez-vous besoin pour bien faire votre travail? ou Quelles sont les améliorations prioritaires à mettre en oeuvre pour faciliter les opérations? L’important c’est que la question permette d’adresser une préoccupation partagée de tous.
  • Décliner des catégories de cette question sur lesquelles les participants placeront leurs réponses.
  • En petite équipe, interpréter les résultats des catégories
  • En plénière, dresser une tableau DAC (Débuter, Arrêter, Continuer) de recommandations
  • À partir de ce tableau, soumettre un but commun
  • Échanger sur les propositions de buts communs et en choisir un qui rallie le groupe
  • Identifier un but personnel aligné avec le but commun.

Nous avons donc vécu ce processus avec l’équipe d’Anik. Elle cherchait une façon de sensibiliser son équipe à la responsabilité que chacun détient concernant l’ambiance de travail. Elle a obtenu beaucoup plus. Une des grande qualité de ce processus, c’est que les choses se disent sans attaque personnel. De plus, le processus génère des prises de conscience qui très souvent facilitent le changement. Cela lui a également fourni des angles de coaching précis pour chaque membre de son équipe grâce à l’engagement du but personnel envers le but commun. Lors de notre prochaine rencontre, se sont les membres de l’équipe qui choisiront les outils dont ils ont besoin pour mieux s’aligner au but commun.

Responsabiliser

Le secret du gestionnaire efficace et heureux est dans sa capacité à responsabiliser chaque membre de son équipe. Utilisez des stratégies et des outils qui remettent chacun face à ses responsabilités (son attitude et son rendement). Les solutions aux problèmes d’une équipe sont entre les mains de l’équipe, il s’agit d’utiliser les bons leviers pour orienter les gens vers ces solutions et d’accepter votre part du gâteau dans la problématique (souvent c’est une question de positionnement).

 

Cathy Dumont

Département de développement des personnes et des équipes en répartition!

Qui sont vos collaborateurs les plus à risque de vivre de l’épuisement professionnel?

…Vos meilleurs éléments

 Toutes les entreprises / organisations rêvent de compter sur des ressources engagées et performantes. Normal, ces ressources participent activement au succès que les entreprises / organisations obtiennent, tant au niveau de la satisfaction de la clientèle que de leur capacité à innover et de déployer leur offre.

 Toutefois, ce qui accompagne souvent ce type de personne est le risque d’un épisode d’épuisement professionnel. Comme ils se sentent très concernés par leur travail, ils accordent beaucoup d’importance à la qualité de celui-ci. Or, leur niveau de satisfaction face au travail accompli est primordial pour les garder motivés et en bonne santé.

 Le risque survient quand…

… ils l’ont l’impression de ne pas pouvoir bien faire leur travail dû, entre autre, à la surcharge. Vos meilleurs éléments vivent alors un conflit de valeur, un écartèlement, entre ce qui est demandé (exigé) et la qualité de leur travail, donc leur niveau de satisfaction.

 Comment agir sur la surcharge de travail?

Cette surcharge est presque inévitable, elle est plus souvent qu’autrement la norme. Pour gérer le stress qu’elle occasionne, il est recommandé d’augmenter le niveau de contrôle sur celle-ci :

  • Revoir les priorités : Quand tout est prioritaire, plus rien n’est prioritaire!
  • Préciser la qualité attendue : un ébauche n’exige pas le même soin qu’un livrable au client, certains clients sont même plus tolérants que d’autres tant qu’au critère de qualité.

Il est recommandé d’unir votre équipe devant l’adversité : Créer un groupe de régulation pour soutenir votre équipe et trouver des solutions créatives ensemble.

  • À quelles difficultés récurrentes se heurtent l’équipe?
  • Comment expliquer ces différentes situations?
  • Y a-t-il une autre manière de faire à mettre en œuvre pour diminuer la fréquence de ces situations?
  • Quelles solutions collectives peuvent être apportées?

On trouve toujours plus de solutions à plusieurs, de plus cela augmente considérablement le niveau de soutien social, un autre facteur important lié à la santé des travailleurs.

 Dernière suggestion pour accompagner vos équipes

Créer un Club des Satisfaits! Encourager votre personnel à témoigner tous les jours d’une satisfaction soit sur l’intranet réservé à ce club, sur un grand tableau affiché au mur ou verbalement. Peu importe le support, l’important est de le faire.

« Aujourd’hui, j’ai déposé un dossier dans les délais. »

« Aujourd’hui, j’ai aidé un collègue à trouver une solution à un problème complexe. »

« Aujourd’hui, j’ai réussi ma présentation, j’ai fait une vente importante. »

« Aujourd’hui, un client m’a remercié pour la qualité de mon travail. »

 

Le principe qui se cache derrière cette initiative est le suivant : il renverse la vapeur du métaprogramme inscrit dans le cerveau reptilien qui s’appelle amplifier le négatif (en vue de se protéger des menaces éventuelles). Ce club oriente l’attention sur « CE QUI VA BIEN ET CE DONT JE SUIS SATISFAIT ». À moyen, long terme, cette stratégie diminue l’effet du metaprogramme en question, pour le bien de tous.

Et vous, êtes-vous une personne à risque?

Cathy Dumont

Formatrice spécialiste en gestion du stress

Question puissante

Comme à chaque automne, j’offre la formation Gestionnaires efficaces et heureux au Cégep de Granby. Rencontrer des personnes investies dans des rôles avec des responsabilités diverses m’apprend beaucoup et j’y fais toujours des découvertes intéressantes. Cette année, autour du thème de la délégation, je me suis dit qu’il y avait une question toute simple que nous posons rarement:

Qu’est-ce que tu as besoin pour bien faire ton travail?

ou

Comment je peux t’être utile pour que tu puisses bien faire ton travail? (cette version est plus engageante)

Ces 2 versions de la même question ont le pouvoir de mettre le doigt directement sur l’essentiel et de constater si les tâches sont bien comprises, si les membres de votre équipe disposent de toutes les informations et outils nécessaires pour bien faire leur travail. Ça semble tomber sous le sens, non? Et bien, vous pourriez rester surpris à quel point les bases ne sont pas toujours si évidentes. En fait, il s’agit du premier niveau d’information que vous allez collecter.

Ensuite, vous découvrirez les besoins plus subtils qui touchent les aspects relationnels (climat de travail), les aspects liés au leadership (avoir et transmettre une vision, gestion) et les aspects liés à la communication interne.

Et si vous creusez la question encore un peu, vous atteindrez les aspects liés au sens, à la culture et à la motivation profonde de votre équipe (leur contribution).

En résumé

Qu’est-ce que tu as besoin pour bien faire ton travail?

Niveau de réponse:

  1. Liée à la tâches (quoi, comment, quand)
  2. Liée aux relations dans l’équipe (avec qui, dans quelle ambiance)
  3. Liée au sens (pourquoi)

 

Je vous mets au défi de réunir votre équipe de travail et de poser cette question.

Parlez-m’en: joindre@cathydumont.com

 

Cathy Dumont, agente de changement

Formatrice et conférencière

 

Constats et observations

Le Rassemblement pour la santé et le mieux-être en entreprise, j’y étais!

J'y Étais!

Bon, plus ou moins souriante, c’est que j’écoutais attentivement les propos de M. Jean-Pierre Brun de l’Université Laval! : )

Les statistiques concernant la santé mentale

Si vous aviez encore un doute concernant l’importance de la prévention en ce domaine, ces statistiques finiront de vous convaincre !

  • Tel que mentionné dans le rapport intitulé The Life and Economic Impact of Major Mental Illnesses in Canada, publié sur le site Web de la Commission de la santé mentale du Canada, les troubles mentaux et les problèmes de santé mentale représentent plus de 6 milliards de dollars en perte de productivité en raison de l’absentéisme et du présentéisme.
  • Plus de 30 % des demandes de prestations d’invalidité et 70 % des coûts de ces demandes sont attribuables à la santé mentale. Selon les Instituts de recherche en santé du Canada, le fardeau économique de la maladie mentale à l’échelle nationale est évalué à 51 milliards de dollars par année. Cette somme inclut les coûts des soins médicaux, la perte de productivité et la réduction de la qualité de vie liée à la santé.
  • 21% de la population active du Canada est actuellement aux prises avec un trouble mental ou une maladie mentale.
  • Les problèmes de santé mentale sont au 1er rang des invalidités aux USA, Canada et Europe.
  • Dépression: 1ere cause invalidité en 2020 selon OMS.

En résumé, la santé mentale est une préoccupation très importante dû aux coût qu’elle engendre et à l’épidémie qui semble y être associée.

Effet généralisé

Ici, il est intéressant de se demander qu’est-ce qui est à l’origine de ce mal-être. Loin de moi la prétention de posséder la vérité, toutefois je me permets quelques observations. Vous serez sans doute d’accord si je m’avance en parlant de la rapidité et la complexité de la vie moderne! Rapidité dû aux avancés de la technologie et complexité dû aux rêves de liberté et de réalisation de soi établis comme étant une nouvelle norme à rencontrer pour être quelqu’un. Disons que ça met beaucoup de pression et encourage la performance à n’importe quel prix. Il y a également, le paradoxe de l’isolement dans ce monde branché où les outils de communication surabondants ne nous garantissent pas le privilège de l’écoute empathique d’un ami fidèle.

Les être humains sont en manque de leurs semblables; en manque de soutien social l’antidote #1 contre le stress.

Et les entreprises dans tout ça ?

Elles participent à ce contexte et le subissent également, le taux de divorce ne les regarde en rien, tout comme l’épidémie de cancers. Toutefois, celles qui sauront prioriser la qualité de vie au travail par les soins et l’attention qu’elles accorderont au climat de travail, à la communication, à la collaboration et à la formation verront leur productivité augmenter et leurs coûts en invalidité diminuer.

C’est une question de priorités et quand on identifie une priorité, on investi.

Mais qu’ont VRAIMENT besoin les travailleurs et les entreprises qui les embauchent en 2015 ?

  • De mettre les technologies à leur service et non l’inverse!
  • D’humaniser TOUS les échanges: avec les collègues, avec les clients et pourquoi pas avec les compétiteurs?
  • De sens: pour les entreprises et pour les travailleurs!
  • D’un programme de prévention A1 en santé mentale et physique, parce que les 2 vont de pair.

 

N’hésitez pas à partager ou à me consulter pour un programme A1 en prévention de la santé mentale dans votre organisation.

 

Cathy Dumont, Formatrice et conférencière

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Conférencière très intéressante et très enthousiaste. C’est intéressant d’avoir du théorique et du pratique. Utile autant dans la vie professionnelle, que dans la vie personnelle.

Très intéressant, cette formation aidera plusieurs employé(e)s à observer les symptômes du stress surtout dans les périodes de travail intenses… Merci pour cette initiative! 

Cathy Dumont a su capter notre attention du début jusqu’à la fin. J’ai beaucoup apprécié l’interaction avec le groupe, son dynamisme, son charisme et sa répartie. Bon travail!